Système de point de vente : un outil précieux

Système de point de vente : un outil précieux

Utilisez votre système de point de vente pour garder contact avec vos données commerciales et comprendre ce qui importe à vos clients.

Le système de point de vente est beaucoup plus qu’un outil pour collecter des données et en assurer le suivi; c’est un système qui fournit de l’information utile à l’amélioration de ses processus et donne un bon indice du taux de satisfaction de sa clientèle. C’est pourquoi ces systèmes généralement installés dans les restaurants ont aussi leur place dans les résidences.

En fait, ces systèmes donnent accès à un savoir précieux qui peut permettre d’économiser temps et argent. Les données principales qu’ils fournissent facilitent le suivi des achats, la gestion de l’inventaire et la planification du menu. Et au-delà des gains d’efficacité, ils améliorent les relations avec le client. Parlez-en à Justin Ely, chef et gestionnaire des services alimentaires pour Waterford Place, une résidence du Michigan. En effet, il utilise son système pour surveiller les transactions en temps réel et créer un lien direct entre le client et la cuisine.

Concrètement, le système permet de garantir que les gens reçoivent vraiment ce qu’ils ont commandé, explique-t-il en donnant l’exemple suivant : «­ Si un résident demande une salade, la commande n’est envoyée qu’une fois la case correspondant à la vinaigrette désirée cochée».

Gérer le menu pour gagner du temps

M. Ely supervise les services alimentaires pour les 84 appartements, 30 unités avec assistance et 39 unités de réadaptation de la résidence. Il s’occupe aussi des événements spéciaux et de diverses activités, en plus d’offrir des services de traiteur.

Pour l’instant, le système de point de vente n’est utilisé que dans la salle à manger ouverte le midi aux résidents autonomes. «­ Nous surveillons les items qui se vendent le mieux, leur coût et le profit qu’ils génèrent», explique-t-il. Il peut ainsi élaborer un menu cyclique et des plats du jour à partir des aliments populaires.

C’est important, car les plus de 120 résidents ont la possibilité d’aller manger à plusieurs endroits à proximité ou de cuisiner dans leur appartement. M. Ely cherche donc à offrir un service qui se rapproche grandement de celui d’un restaurant. Une fois le repas terminé, le paiement est traité à l’aide du système, qui permet l’utilisation d’une carte de crédit ou d’une carte-cadeau ou encore la facturation à la chambre. «­ Le système est conçu pour lire les cartes d’identité des clients. L’information est envoyée à un fournisseur externe, qui gère la paperasse, ce qui évite à la résidence de devoir s’occuper des comptes des chambres» indique M. Ely.

Faciliter la gestion de l’inventaire

Selon Nick Saccaro, président de Quest Food Management Services, situé dans l’Illinois, le suivi des données se traduit par des efficiences. Le système de point de vente permet non seulement de surveiller ce qui se vend et ce qui ne se vend pas, mais également à quel moment certains plats sont populaires. Par exemple, les soupes sont peut-être plus populaires le midi que le soir et les sandwichs, en été qu’en hiver. Peut-être aussi qu’on vend quelques parts de gâteau de plus quand on y ajoute une garniture donnée.

L’utilisation de cette information, ajoute-t-il, facilite la gestion des commandes, de l’inventaire, de l’entreposage et du gaspillage.

«­ Beaucoup de cuisines disposent d’un espace d’entreposage restreint. Le système de point de vente aide l’utilisateur à prévoir ses besoins, ce qui réduit les surplus et permet de mieux gérer l’espace», indique-t-il.

Réduire les coûts de main-d’œuvre

Les gestionnaires savent que les coûts d’approvisionnement ne représentent qu’une partie de l’équation. En effet, la gestion du personnel constitue tout un défi. Heureusement, les chiffres obtenus grâce au système de point de vente sont également utiles dans ce domaine.

«­ Quand on sait qu’on va servir un plat populaire le jeudi, on peut plus facilement planifier la préparation et le service, fait remarquer M. Saccaro. Peut-être qu’on peut même arriver à réduire les coûts de main-d’œuvre en utilisant certains aliments préparés.» 

D’après lui, le système simplifie aussi la gestion de la formation et contribue à prévenir les erreurs. «­ Les données concernant les allergies ou les besoins nutritionnels de chacun facilitent la commande et le service.»

Par exemple, lors d’une commande, une «­ alerte» peut informer le personnel des recommandations du médecin pour un résident donné, ce qui évite les erreurs et le gaspillage et contribue au maintien du bien-être du patient.

Une touche personnelle

Toujours dans l’optique de gagner du temps, M. Ely indique qu’il apprécie particulièrement la fonction de décompte du système. «­ Si nous n’avons plus de tarte aux bleuets, le serveur le saura directement à la table, explique-t-il. Il n’y a rien de plus frustrant que d’attendre impatiemment son dessert et de plutôt voir le serveur revenir pour nous annoncer qu’il faudra opter pour autre chose.» 

De plus, l’augmentation de la satisfaction de la clientèle améliore l’ambiance, ajoute-t-il. D’un côté, les résidents sentent qu’on leur offre un service de qualité; de l’autre, le personnel peut faire son travail en toute confiance.

Bien sûr, peu importe l’utilité des outils de collecte de données, rien ne remplace la discussion avec les résidents, rappelle-t-il. «­ Nous utilisons les données recueillies pour façonner notre menu, mais j’aime toujours aller d’une table à l’autre pour accueillir les invités, leur demander ce qu’ils aiment et ce qu’ils souhaiteraient voir plus souvent au menu.»

En ce sens, le système de point de vente est très utile : il permet aux employés de passer moins de temps à prendre les commandes et plus à discuter avec les résidents et les invités. «Même si le système utilisé est incroyablement efficace, on ne doit pas négliger ce lien personnel.»

Le bon ajustement?

Les systèmes de point de vente peuvent réduire les coûts d’approvisionnement et de main-d’œuvre tout en améliorant la satisfaction de la clientèle. Mais comment savoir si ce type de système vous convient? Voici quelques questions à vous poser : 

  • Vendez-vous des plans de repas aux résidents ou aux employés?
  • Souhaitez-vous mieux gérer les paiements des visiteurs et des résidents?
  • Voulez-vous accepter les cartes de crédit et les cartes-cadeaux?
  • Désirez-vous améliorer votre processus de gestion des factures?
  • Aimeriez-vous analyser vos données de vente pour optimiser votre menu?
  • Souhaitez-vous mieux comprendre le profit réalisé sur certains plats?
  • Voulez-vous garder des traces de vos coûts de main-d’œuvre et les analyser?
  • Cherchez-vous à améliorer le service en répondant mieux aux demandes des clients?

De nombreuses possibilités

Fonctions, rapports et intégrations – avantages d’un bon système de point de vente :

  • Partage de renseignements confidentiels avec le personnel et la famille
  • Suivi de la participation à un programme alimentaire
  • Création de plans de repas personnalisables par jour, semaine ou mois
  • Surveillance des allergies et des besoins nutritionnels
  • Obtention d’information sur les comptes, y compris le solde dû
  • Production de rapports de rendement de la cuisine
  • Simplification du suivi d’inventaire
  • Augmentation de l’efficacité de la commande

Au bon endroit

Voici les endroits où l’on peut utiliser ces systèmes :

  • Salle à manger
  • Casse-croûte
  • Dépanneur
  • Café
  • Camion-restaurant
  • Événement spécial/service de traiteur
  • Boutique de cadeaux
  • Cafétéria du personnel